Leitlinien des Publikationsservers MADOC (Policy)

1. Ziele und inhaltliche Kriterien für den Dokumenten- und Publikationsserver der Universität Mannheim

MADOC bietet allen Angehörigen der Universität Mannheim die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Dokumente. Im Rahmen dieses Angebotes der Universitätsbibliothek Mannheim werden wissenschaftliche Dokumente von hoher Relevanz unter Einhaltung von Qualitätsstandards im Internet für Forschung und Lehre bereitgestellt. Die elektronischen Dokumente erhalten dauerhafte Adressen und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. Im Rahmen der technischen Möglichkeiten wird von der Universitätsbibliothek eine dauerhafte Archivierung vorgenommen. Die Deutsche Nationalbibliothek garantiert die Langzeitarchivierung von Dissertationen und Habilitationen.

2. MADOC - ein Service für die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität Mannheim

Die Universitätsbibliothek stellt mit MADOC einen kostenlosen Service für die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität Mannheim bereit. Zum Dienstleistungsangebot gehört die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung aller durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Mannheim veröffentlichten elektronischen wissenschaftlichen Dokumente. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente. Die Urheberrechte der Autorinnen und Autoren bleiben gewahrt. Die Veröffentlichung auf dem Dokumenten- und Publikationsserver steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Servern nicht entgegen. Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats werden alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität Mannheim aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich - eventuell nach einer Sperrfrist - auf dem Publikationsserver zu veröffentlichen. Die Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten Dritter liegt in der Verantwortung der Autorinnen und Autoren bzw. der Herausgeber der elektronischen Dokumente. [bzgl. Dissertationen s. a.: http://www.dissonline.de/service/pdf/verlagsvertrag.pdf].

3. Das elektronische Dokument

Unter dem Begriff elektronisches Dokument wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text und Grafik basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird. Ein über den Publikationsserver zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

• Es ist zur Verbreitung in der öffentlichkeit bestimmt.
• Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
• Es entspricht den von der Universitätsbibliothek Mannheim vorgegebenen technischen Parametern.

4. Elektronische Dokumente, die über den Publikationsserver veröffentlicht und verbreitet werden

Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden gespeichert und über den Publikationsserver verbreitet:

• Dokumente, deren Veröffentlichung durch Prüfungsordnungen vorgeschrieben ist (Dissertationen und Habilitationsschriften)
• durch Angehörige der Universität Mannheim verfasste oder herausgegebene Publikationen und Publikationsreihen wie Forschungsberichte, Zeitschriften (E-Journals) oder Reihen
• Dokumente von Studierenden der Universität Mannheim wie Abschlussarbeiten, wenn die Publikation auf Empfehlung durch ein Mitglied des Lehrkörpers erfolgt.

5. Technische Besonderheiten des Publikationsservers

Die elektronischen Dokumente werden mit individuellen und dauerhaften Adressen versehen, welche einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente erlauben. Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliographischen Metadaten, Suchterme innerhalb der Strukturen der elektronischen Dokumente und über alphabetische und klassifikatorische Ordnungen sowie dynamisch erstellte Listen und Indizes möglich. Für die Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente werden internationale Standards wie die Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI) genutzt und weiterentwickelt. Es wird eine Mindestverfügbarkeit der elektronischen Dokumente von 5 Jahren gewährleistet. Die Archivierungsdauer hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab.

6. Organisatorische Regelungen

Der Publikationsserver wird von der Universitätsbibliothek Mannheim betrieben. Die elektronische Veröffentlichung ist für Angehörige der Universität Mannheim und Angehörige von mit der Universität Mannheim assoziierten Einrichtungen kostenfrei. Die Abgabe der elektronischen Dokumente zur Verbreitung über den Publikationsserver erfolgt in der Regel über ein Uploadformular auf dem Publikationsserver. Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universitätsbibliothek nach Absprache betreut oder durchgeführt. Ansprechpartner für alle den Publikationsserver betreffenden Fragen ist die Abteilung "Medienbearbeitung" der Universitätsbibliothek.